Từ năm 1936, Cục quản lý An sinh Xã hội Hoa Kỳ (The United States Social Security Administration) cấp cho Công dân Hoa Kỳ, Thường trú nhân, Cư dân tạm thời một dãy chín chữ số theo định dạng XXX-XX-XXXX, gọi là Số an sinh xã hội (Social Security Number) được in trên thẻ, gọi là Thẻ an sinh Xã hội (Social Security Card) và giao cho cá nhân lưu giữ.
Bạn sẽ gặp các từ viết tắt trong bài viết, bao gồm:
+SSA – Cục quản lý An sinh Xã hội Hoa Kỳ.
+SSN – Số an sinh Xã hội.
+DHS – Bộ An ninh Nội địa (The Department of Homeland Security).
+DOS – Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ (The United States Department of State).
Bài viết dưới đây giúp bạn có thể tự làm thủ tục xin thẻ SS và kiểm tra thu nhập từ SSN của mình.
Nội dung bài viết
1. Thẻ an sinh xã hội được cấp cho ai?
Các đối tượng sau đây bắt buộc phải có SSN, bởi vì liên quan trực tiếp đến quyền lợi của bạn.
- Công dân Hoa Kỳ.
- Người nhập cư hợp pháp (thường trú nhân) vào Hoa Kỳ.
- Ngoại kiều đang sinh sống ở Hoa Kỳ.
- Người chỉ ở Hoa Kỳ tạm thời để làm việc.
2. Có mấy loại Thẻ an sinh xã hội?
SSA phát hành ba loại thẻ SS. Tất cả các thẻ đều có tên và SSN của bạn.
2.1. Loại thẻ thứ nhất: chỉ có tên và SSN.
Những người được cấp loại thẻ này có thể làm việc mà không bị hạn chế. SSA phát hành thẻ này cho:
- Công dân Hoa Kỳ.
- Thường trú nhân hợp pháp.
2.2. Loại thẻ thứ hai: có thêm ghi chú
“VALID FOR WORK ONLY WITH DHS AUTHORIZATION”
(chỉ có giá trị đi làm với sự cho phép của DHS)
SSA phát hành loại thẻ này cho những người được nhập cảnh hợp pháp vào Hoa Kỳ trên cơ sở tạm thời, những người được DHS cho phép làm việc.
2.3. Loại thẻ thứ ba: có thêm ghi chú
“NOT VALID FOR EMPLOYMENT”
(không có giá trị để đi làm)
SSA phát hành thẻ này cho những người từ các nước khác mà đáp ứng một trong các điều kiện sau:
- Được nhập cảnh hợp pháp vào Hoa Kỳ mà không được DHS cho phép đi làm, nhưng có lý do hợp lệ không liên quan đến công việc để cần có SSN.
- Cần có SSN vì luật pháp liên bang buộc phải có SSN để nhận quyền lợi hay dịch vụ theo qui định.
3. Lý do bạn phải có Thẻ an sinh xã hội?
Bạn phải dùng SSN để:
- Đi làm.
- Mở tài khoản ở ngân hàng hoặc công ty tín dụng.
- Hưởng phúc lợi an sinh Xã hội và một số dịch vụ của Chính phủ.
- Đóng thuế hoặc được liệt kê là người phụ thuộc trên tờ khai thuế.
- Trình thẻ SS khi xin giấy phép lái xe, đăng ký điện thoại, internet ….
SSA dùng SSN để kết nối đầu tiên và liên tục các nội dụng:
- Xác định và ghi lại chính xác tiền lương được bảo hiểm; hoặc thu nhập từ việc tự kinh doanh của bạn.
- Xác định khả năng đủ điều kiện hưởng các quyền lợi SS và một số dịch vụ khác của chính phủ.
- Theo dõi hồ sơ khi bạn bắt đầu nhận trợ cấp …
Ngoài ra, Sở Thuế vụ cũng dùng SSN để nhận dạng và xử lý tờ khai thuế của bạn.
THỦ TỤC XIN CẤP THẺ AN SINH XÃ HỘI
| Bước 1: ĐIỀN ĐƠN & CHUẨN BỊ GIẤY TỜ |
4. Điền mẫu đơn SS-5
Bạn phải hoàn thành Đơn xin cấp thẻ SS theo mẫu SS-5.
Cách ghi đơn này được SSA hướng dẫn rất cụ thể bằng tiếng Việt; đơn chỉ có bằng tiếng Anh. Bạn xem hướng dẫn và download đơn tại đây: Application for a Social Security Card, Form SS-5.
5. Chuẩn bị giấy tờ đính kèm
5.1. CẦN CHÚ Ý
Các giấy tờ của bạn phải còn hiệu lực (tức chưa hết hạn).
5.2. GIẤY TỜ ĐỂ XÁC MINH TÌNH TRẠNG CỦA BẠN
5.2.1. Bạn là Công dân Hoa Kỳ
Sinh ra tại Hoa Kỳ
- Giấy khai sinh Hoa Kỳ.
- hoặc Hộ chiếu Hoa Kỳ.
Sinh ra ở nước ngoài
- Hộ chiếu Hoa Kỳ.
- Chứng chỉ Nhập tịch (N-550 / N-570).
- Chứng chỉ Quốc tịch (N-560 / N-561).
- Giấy khai sinh (DS-1350).
- Báo cáo lãnh sự về việc sinh ở nước ngoài (FS-240, CRBA).
5.2.2. Thường trú nhân Hoa Kỳ
Chỉ những người không phải là công dân Hoa Kỳ – nhưng được DHS cho phép làm việc mới có thể nộp đơn xin SSN; tức bao gồm: Thường trú nhân hợp pháp, Nhập cư việc làm.
Nếu bạn không được phép làm việc nhưng cần SSN cho các mục đích khác (du học sinh, khám chữa bệnh,…) hãy xem ấn phẩm của SSA ” Nếu bạn không được phép làm việc ” để biết thêm thông tin.
Bài viết chỉ đề cập tới diện Thường trú nhân. Các diện khác, bạn cần tìm hiểu thêm tại trang web chính thức của SSA (www.ssa.gov). Các giấy tờ chứng minh tình trạng Thường trú nhân hợp pháp của bạn gồm:
- Mẫu I-551 (Thẻ Thường trú hợp pháp – Permanent Resident Card, Visa nhập cư) và Passport Việt nam chưa hết hạn.
- I-94 (Hồ sơ nhập cảnh/xuất cảnh – Arrival/Departure Record) và Passport Việt nam chưa hết hạn.
5.3. GIẤY TỜ ĐỂ XÁC MINH TUỔI CỦA BẠN
5.3.1. Công dân sinh tại Hoa Kỳ
Bạn cần nộp Giấy khai sinh Hoa Kỳ. Nếu bạn không có giấy khai sinh, AAS chấp nhận một trong các giấy tờ sau:
- Hồ sơ tôn giáo được lập trước 5 tuổi thể hiện ngày sinh của bạn.
- Hồ sơ của bệnh viện tại Hoa Kỳ về ngày sinh của bạn.
- Hộ chiếu (passport).
Nếu bạn 12 tuổi trở lên mới xin SSN lần đầu, bạn phải trực tiếp đến phỏng vấn. SSA sẽ yêu cầu bằng chứng cho thấy bạn từ trước đến giờ không có SSN. Bạn phải trình cho SSA tài liệu như sau:
- Nếu bạn sống bên ngoài Hoa Kỳ trong một khoảng thời gian dài: hộ chiếu hiện tại hoặc trước đây, hồ sơ trường học và (hoặc) việc làm, và bất kỳ hồ sơ nào khác cho thấy bạn cư trú dài hạn bên ngoài Hoa Kỳ có thể được sử dụng để cho thấy bạn không có SSN.
- Nếu bạn đã sống ở Hoa Kỳ: bạn cung cấp thông tin về các trường bạn đã học; hoặc bản sao hồ sơ thuế cho thấy bạn chưa bao giờ được cấp SSN.
5.3.2. Công dân Hoa Kỳ sinh ra ở nước ngoài
Bạn phải xuất trình giấy khai sinh nước ngoài của mình (nếu bạn có sẵn hoặc có thể nhận được trong vòng 10 ngày). Nếu không có, SSA sẽ coi các tài liệu khác như hộ chiếu của bạn hoặc tài liệu do Bộ An ninh Nội địa (DHS) cấp là bằng chứng về tuổi của bạn.
Trường hợp bạn 12 tuổi trở lên và xin SSN lần đầu, thì SSA cũng xử lý như mục 5.3.1.
5.3.3. Thường trú nhân Hoa Kỳ
Giấy khai sinh ở Việt nam (nếu có sẵn hoặc có thể bổ sung trong vòng 10 ngày). Nếu không có, AAS chấp nhận Passport Việt nam của bạn hoặc tài liệu do DHS cấp.
SSA phỏng vấn bất kỳ ai từ 12 tuổi trở lên khi yêu cầu SSN gốc. SSA sẽ yêu cầu bằng chứng cho thấy bạn không có SSN, có thể
- Passport hiện tại hoặc trước đây.
- Hồ sơ trường học và (hoặc) việc làm.
- và bất kỳ hồ sơ nào khác cho thấy bạn không có SSN.
5.4. GIẤY TỜ ĐỂ XÁC THỰC DANH TÍNH CỦA BẠN
5.4.1. Công dân sinh tại Hoa Kỳ hoặc sinh ra ở nước ngoài
Tài liệu được chấp nhận phải có hiển thị tên của bạn, thông tin nhận dạng (ngày sinh hoặc tuổi) và tốt nhất là có ảnh gần đây nhất. SSA sẽ yêu cầu cho xem:
- Bằng lái xe Hoa Kỳ.
- hoặc Thẻ nhận dạng (mà không phải là bằng lái xe) do chính phủ cấp.
- hoặc hộ chiếu Hoa Kỳ.
Nếu không có những giấy trên (hoặc không thể bổ sung trong vòng 10 ngày) thì AAS yêu cầu được xem các tài liệu khác bao gồm (chưa hết hạn, có tên, thông tin nhận dạng-ngày sinh hoặc tuổi, tốt nhất là một bức ảnh gần nhất):
- Thẻ nhân viên.
- Thẻ nhận dạng của trường.
- Thẻ bảo hiểm y tế (không phải thẻ Medicare).
- Thẻ nhận dạng quân nhân Hoa Kỳ.
5.4.2. Thường trú nhân Hoa Kỳ
SSA sẽ yêu cầu xem tài liệu DHS hiện tại. Các tài liệu được chấp nhận bao gồm:
- Thẻ thường trú nhân I-551.
- I-94 (Hồ sơ Nhập cảnh / Xuất cảnh) và Passport Việt nam chưa hết hạn.
| Bước 2: GỞI QUA ĐƯỜNG BƯU ĐIỆN HOẶC GỞI TRỰC TIẾP |
6. Chuẩn bị xong đơn và giấy tờ xin thẻ an sinh xã hội, tôi phải làm gì?
6.1. Gởi hồ sơ
Bạn có thể gửi Đơn SS-5 đã hoàn thành và các giấy tờ qua bưu điện đến văn phòng Social Security địa phương.
Muốn vậy, bạn phải biết địa chỉ văn phòng SSA địa phương gần bạn nhất; bằng cách: nhập mã ZIP của bạn trên trang web định vị văn phòng của SSA (chỉ có bằng tiếng Anh).
Bạn nhớ kỹ để khỏi mất công đi về, giấy tờ phải là bản gốc hoặc bản sao được chứng thực bởi chính cơ quan phát hành.
6.2. Chờ gọi phỏng vấn
Một cuộc phỏng vấn trực tiếp là bắt buộc đối với bất kỳ ai từ 12 tuổi trở lên (cho dù phụ huynh hay người giám hộ là người ký đơn xin thay mặt trẻ).
| Bước 3: CHỜ NHẬN THẺ |
7. Bước chờ nhận thẻ an sinh xã hội
Đến đây xem như bạn đã hoàn thành xong tất cả các bước cần thiết để xin cấp Thẻ an sinh xã hội. Bạn chỉ còn việc là chờ phản hồi từ SSA.
SSA sẽ gửi thẻ Social Security qua đường bưu điện cho bạn (sau khi họ có tất cả thông tin chính xác của bạn và xác minh xong giấy tờ của bạn ở nơi cấp).
SAU KHI ĐÃ CÓ THẺ AN SINH XÃ HỘI
8. Tôi bảo vệ SSN của mình như thế nào?
Bạn nên coi SSN là thông tin bảo mật và tuyệt đối không cung cấp cho người khác khi không cần thiết. Bạn nên nhớ:
- Cất thẻ SS ở chỗ an toàn cùng với các giấy tờ quan trọng khác.
- Không mang thẻ bên mình (trừ khi cần trình cho chủ thuê lao động hay bên cung cấp dịch vụ).
- Việc cung cấp SSN của bạn là tự nguyện; ngay cả khi bạn được trực tiếp yêu cầu trình SSN.
- Thận trọng khi chia sẻ số và thẻ của mình (để tránh việc sử dụng sai mục đích).
Nếu được yêu cầu cho biết SSN thì bạn nên đặt và trả lời các câu hỏi sau:
- Lý do họ cần SSN của mình?
- Họ sẽ sử dụng SSN của mình như thế nào?
- Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn từ chối cung cấp SSN?
- Luật nào quy định trong trường hợp này, bạn buộc phải cung cấp SSN của mình?
Trả lời các câu hỏi trên, có thể giúp bạn quyết định xem mình có nên cung cấp SSN hay không?.
9. Tôi cần lưu ý SSN với hồ sơ gì khi đi làm?
Cách SSA ghi lại thông tin thu nhập hàng tháng của bạn như sau:
- Mỗi năm, chủ thuê lao động của bạn sẽ gửi cho SSA một bản sao Mẫu W-2 (Báo cáo về Lương và Thuế).
- SSA so sánh tên và SSN của bạn trên Mẫu W-2 với thông tin trong hồ sơ của SSA.
- SSA đưa thông tin về thu nhập hiển thị trên Mẫu W-2 vào hồ sơ thu nhập Social Security của bạn.
Như vậy, điều quan trọng là tên và SSN trên thẻ SS của bạn phải giống với trên mẫu W-2 của chủ thuê lao động để SSA có thể lưu thông tin về thu nhập của bạn.
Bạn là người quyết định việc đảm bảo rằng hồ sơ của SSA và của chủ thuê lao động là khớp với nhau. Nếu chưa chính xác, bạn liên lạc với bất kỳ văn phòng SS nào để sửa đổi. Cũng cần kiểm tra Mẫu W-2 của bạn ngay từ ban đầu để đảm bảo hồ sơ lao động của mình là chính xác. Nếu sai, bạn hãy cung cấp lại thông tin chính xác cho chủ thuê.
10. Tôi làm gì để kiểm tra hồ sơ thu nhập của mình?
Bạn có thể kiểm tra hồ sơ thu nhập của mình với một tài khoản My Social Security cá nhân.
Để xem thu nhập của bạn, hãy vào trang www.ssa.gov/myaccount (chỉ có bằng tiếng Anh), tạo một tài khoản và làm các bước theo hướng dẫn của SSA.
11. Tôi phải làm gì nếu tình trạng nhập cư hay công dân của tôi thay đổi?
Nếu tình trạng nhập cư của bạn thay đổi, hay bạn trở thành công dân Hoa Kỳ, thì bạn phải báo cho SSA để cập nhật hồ sơ.
Để sửa tình trạng nhập cư hay quốc tịch của mình, bạn phải trình SSA các tài liệu chứng minh tình trạng hoặc quốc tịch mới của quý vị. Một số loại giấy tờ làm bằng chứng:
- Hộ chiếu Hoa Kỳ.
- Giấy chứng nhận Nhập tịch hoặc Giấy chứng nhận Quốc tịch.
Nếu quý vị không phải là công dân Hoa Kỳ thì SSA yêu cầu giấy tờ nhập cư hiện tại của bạn.
Nguồn: Cục quản lý An sinh Xã hội Hoa Kỳ (SSA)
Như vậy bạn đã có khái niệm sơ lược về các bước chuẩn bị và nộp hồ sơ xin Thẻ an sinh xã hội. Chúc bạn thành công và nhiều sức khỏe.
Rất cám ơn bạn đã đọc bài viết. Mong gặp lại bạn ở các bài viết sau.
Trân trọng.
12. Liên kết hữu ích
Lịch Visa và Lịch mở hồ sơ Diện bảo lãnh tại Việt Nam
United States Social Security Administration (Cục quản lý An sinh Xã hội Hoa Kỳ)
